A nota fiscal é um documento cuja finalidade é documentar as transações entre estabelecimentos e seus consumidores, facilitando e controlando a arrecadação de impostos.
Como você já deve saber, cabe a empresa emitir o documento fiscal para cada compra efetuada. O descumprimento dessa regra configura sonegação, isto é, o CNPJ está deixando de arrecadar os impostos devidos para a autoridade competente.
Somente em 2019, o governo brasileiro arrecadou R$ 1,537 trilhão em impostos de contribuintes, dentre pessoas físicas ou jurídicas. Isso foi possível principalmente por conta de programas estaduais que premiam ou retornam parte dos impostos ao consumidor, como é o caso da Nota Fiscal Paulista.
Basicamente, você pede para inserir seu CPF no ato da compra e, com isso, o governo garante que mais estabelecimentos cumpram com a norma de emissão.
Ao longo dessa matéria você vai entender a verdadeira importância desse documento e porque é tão necessário guardar consigo a nota fiscal das compras que efetua.
O que é a nota fiscal?
Esse documento antigamente era feito de forma manual, em blocos de papel que eram de preenchimento obrigatório. A empresa ou loja deveria enviar para contabilidade toda e qualquer venda que fizesse, a fim de manter o balanço correto e não ter problemas fiscais.
Atualmente, o processo ficou muito mais simples com a automação e a criação das notas fiscais eletrônicas.
Os principais tipos de notas fiscais são:
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): para compras e serviços feitos pela internet;
- CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico): para serviços de transportes e cargas;
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica): obrigatória toda vez que um serviço é prestado;
- NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor): a nota fiscal emitida para o consumidor final, muito usada pelo varejo em geral após uma compra em loja física, veio para substituir as antigas ECF (Escrituração Contábil Fiscal) e o cupom fiscal;
Em síntese, cada uma delas é usada com uma finalidade, demonstrando ao governo que as obrigações fiscais estão em dia. Em contrapartida, para o consumidor, essa documentação é de suma importância, uma vez que documenta suas transações e pode ser usada em diferentes momentos.
Por que devo manter guardada minha nota fiscal?
A princípio, o uso das notas fiscais serve primordialmente para que você possa comprovar que realmente fez uma compra ou solicitou um serviço. Sendo assim, a apresentação da NF é necessária, principalmente, na troca de produtos avariados (seja na fabricação ou na manipulação comercial).
Você também precisará do documento fiscal para efetuar a troca de um produto, dentro do prazo estabelecido por Código de Defesa do Consumidor, por não atender às expectativas de alguma forma. Isso, claro, se ele apresentar suas características originais preservadas.
O documento fiscal serve ainda como comprovação jurídica no caso de um possível processo perante a justiça brasileira. Além disso, podem ser utilizadas para comprovação de gastos na Declaração de Imposto de Renda.
Visualizada a importância da nota fiscal, resta saber por quanto tempo é necessária mantê-la, não é mesmo?
Saiba que o prazo recomendado é de 5 anos. Evidentemente, a aplicação desse prazo varia para bens não-duráveis (alimentos, cosméticos) e duráveis (automóveis, eletrônicos).
Porém, enquanto o produto estiver dentro da validade média estimada, é importante manter guardada sua NF, caso precise de troca ou mesmo buscar uma indenização na justiça.
Perdi minha nota fiscal, como solicitar a segunda via?
Caso você tenha perdido sua nota fiscal e precise dela, não se preocupe!
Na maioria dos casos, é possível recuperar o documento sem grandes problemas. Isso acontece, principalmente, no caso da NF-e e das compras feitas pela internet. Frequentemente, ao efetuar o pagamento de uma compra online, a nota fiscal é enviada automaticamente para o e-mail do consumidor.
Ou senão, enviam um documento chamado DANFE, que nada mais é que uma versão simplificada da original. Com esse documento em mãos, é possível contatar a empresa mais facilmente solicitando sua nota ou mesmo consultá-la no site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Basta digitar o número de 44 dígitos que aparece logo abaixo do código de barras na sua DANFE.
Por outro lado, algumas lojas fazem o cadastro completo de seus consumidores na hora que efetuam suas vendas (bastante comum em grandes grupos varejistas). Nesse caso, a empresa pode ser que a empresa mantenha as notas fiscais em seu sistema por algum tempo.
Mas atenção: os estabelecimentos não são legalmente obrigados a fornecer a segunda via.
No caso das lojas de departamento ou supermercados, dificilmente você conseguirá a reemissão. Isso porque o fluxo de compras é muito grande e eles não costumam exigir dados dos clientes para cadastro em todas as compras.
Não consegui de maneira alguma a segunda via da nota fiscal, e agora?
Como dissemos, o maior interessado em reter e identificar as notas fiscais é você. É comum precisar delas no futuro para confirmar a efetivação de uma compra, assegurar a garantia de um produto ou exigir ressarcimento sobre um serviço mal executado.
Por isso, cultive o hábito de sempre armazenar seus documentos fiscais por um certo período, de acordo com a vida útil do que foi adquirido. De qualquer forma, você também pode tentar comprovar a transação via extrato bancário (demonstrando a transferência de valor) aliado ao certificado de garantia ou mesmo levando uma testemunha que afirme que a compra de fato foi feita ali.
Como esses procedimentos podem ser aceitos ou não pelos estabelecimentos, é bom consultar um advogado especializado no assunto, caso decida seguir com o processo na justiça, checando a viabilidade ou não.
Preciso das notas fiscais para Declaração de Imposto de Renda?
É desejável que você tenha o controle das suas notas fiscais para o Imposto de Renda, sim. No entanto, a maioria dos brasileiros não mantém controle sobre tudo. Então, para facilitar, fizemos uma lista dos documentos fiscais principais para declarar seu imposto:
- Informe de rendimentos: cedido pelos bancos, são extratos mensais que registram suas entradas e saídas no ano da declaração. Facilita para quem usa muito o cartão, pois suas compras feitas com nota fiscal estariam nesse montante;
- Informe de empregador: quem trabalha com carteira assinada pode solicitar para a empresa, que deve mandar até o último dia de fevereiro;
- Documento dos programas de Nota Fiscal: como dissemos, em alguns estados, existem incentivos para quem exige a nota fiscal nos estabelecimentos que consome. Uma forma é entrar no site do programa estadual o qual você tem cadastro e conferir seu extrato por ali;
- Instituições educacionais: você pode ter dedução de impostos com a comprovação de pagamento de escola, faculdade ou cursos. Junte esses documentos (contendo o CNPJ do centro de ensino) e declare-os;
- Aquisição de bens: seja um automóvel ou uma casa, essa informação também é primordial para o Imposto de Renda;
Esperamos que você aproveite ao máximo suas compras e que a organização das suas notas fiscais ajude não só em situações pontuais, mas também em sua saúde financeira!
